En 2018, Auchan faisait face à plusieurs défis dans le cadre de sa transformation digitale.

La direction comptable, utilisant divers outils de gestion, devait automatiser certaines de ses activités, y compris la gestion des événements non-standards. Par ailleurs, l'équipe en charge des données clés du groupe a identifié le besoin de moderniser les processus en adoptant des solutions innovantes. Avec la réception mensuelle de 30 à 35 000 documents liés à l'activité fournisseurs, il devenait crucial de répondre efficacement aux nombreuses demandes des fournisseurs concernant le statut de leurs documents.

Cette situation provoquait des frictions fréquentes entre les services centraux et les magasins, rendant indispensable la mise en place d'un canal de communication unique et fluide entre la comptabilité et les magasins.

Aujourd’hui, le groupe Auchan Retail France utilise deux technologies pour soutenir le développement de nouveaux processus : le Business Process Management (BPM) et le Robotic Process Automation (RPA).

Toutes les écritures comptables ont été transférées dans la solution BPM via un formulaire standardisé accessible aux comptables. La valeur ajoutée réside dans la mise à disposition des données issues des divers outils comptables au sein d’un formulaire simple à comprendre pour les métiers. La solution BPM couvre également d’autres besoins métier de l’entreprise : RH, Achats, Marketing, Ventes…

En quelques clics, la direction comptable peut effectuer un audit de la comptabilité. La solution BPM permet de normaliser, tracer et consolider rapidement les informations nécessaires.

Actuellement, il y a 1600 utilisateurs répartis sur 5 sites, dont 800 sur la partie finance uniquement. L’Automation Factory d’Auchan compte 120 processus en production, avec une activité moyenne de 100 000 processus lancés par mois.

La mise en place de l'Automation Factory chez Auchan a apporté de nombreux avantages significatifs. Le schéma de gestion comptable simplifié a permis une meilleure transparence et une vision globale de l'organisation à travers la cartographie des processus, aidant les collaborateurs à mieux comprendre leur rôle. Cette initiative a non seulement amélioré la satisfaction des parties prenantes grâce à un fonctionnement clair et organisé, mais aussi optimisé le temps en éliminant les tâches inutiles et en sécurisant les activités en identifiant les acteurs responsables.

La dématérialisation des processus a fluidifié et accéléré les échanges entre la comptabilité et les magasins via des formulaires personnalisés, réduisant ainsi les erreurs et favorisant une communication structurée et transversale. De plus, le pilotage précis des activités grâce à des indicateurs de performance centralisés a permis de mesurer l'atteinte des objectifs, d'identifier les dysfonctionnements et d'améliorer la réactivité dans les prises de décision et les cycles de validation.