La direction de la commande publique de Toulouse Métropole représente une quarantaine de personnes, qui doivent toutes être en capacité de suivre l’évolution des appels d’offres et l’état des réponses en temps réel. Jusqu’à présent, Toulouse Métropole utilisait uniquement un logiciel de gestion documentaire. Cet outil ne permettait pas de contrôler avec précision l’état des marchés ouverts.

Un collaborateur pouvait alors perdre beaucoup de temps pour obtenir des informations sur l’avancement des appels d’offres et des réponses. Il contactait par mail ou par téléphone ses collaborateurs qui n’étaient pas toujours disponibles et qui ne connaissaient pas forcément les réponses. Dans certains cas, il pouvait attendre plusieurs jours avant d’obtenir les informations souhaitées.

Toulouse métropole avait donc besoin d’une solution qui permettrait à tous les collaborateurs concernés de pouvoir consulter en temps réel, de maîtriser et de mesurer les délais de traitement des marchés ouverts. Ils souhaitaient aussi faciliter et automatiser la circulation des informations entre les différents acteurs afin d’éviter toutes actions chronophages.

Nous sommes intervenus pour auditer, modéliser, configurer et mettre à disposition un outil de suivi en temps réel de l’état de chaque marché. Le but est d’éviter aux collaborateurs de devoir enregistrer dans des tableaux Excel personnels des informations qui doivent être partagées entre tous les acteurs du processus.

Après quatre jours d’intervention, notre solution Business Process a été mise en phase de test auprès de 6 des 40 acteurs du service achat publique de Toulouse Métropole. Elle a été mise en production suite à une demi-journée de formation auprès de tous les utilisateurs.

L'accès à Business Process est simplifié grâce à son modèle SaaS, ne nécessitant qu'une connexion Internet. Ainsi, tous les utilisateurs peuvent accéder rapidement et de n'importe où aux informations dont ils ont besoin, via leurs PC, smartphones, et tablettes.

Notre solution a permis à Toulouse métropole et ses utilisateurs :

• • L’abandon des formulaires papier et du suivi Excel
• • L’envoi automatique des informations à tous les utilisateurs suite à la réalisation des tâches
• • De savoir quelles tâches restent à effectuer, à quel moment et en combien de temps
• • De connaître l’état d’avancement des marchés en temps réel
• • De mettre en avant les étapes bloquantes existante et ainsi d’améliorer leur fonctionnement
• • De gagner du temps à tous les niveaux du processus d’achat en simplifiant les actions chronophages à faible valeur ajoutée
• • De suivre les marchés sur le long terme, avec une visibilité en temps réel pour chaque étape du processus